Copy style và định dạng trong Microsoft Word bằng Organizer

Oct 29, 2026 2m 0

Muốn tài liệu Word mới dùng lại bộ style quen thuộc của tài liệu cũ? Cách đáng tin cậy nhất là dùng Organizer — Import/Export Styles. Hướng dẫn từng bước cho Word 365, 2021/2019/2016 trên Windows và macOS.

Copy style giữa các file Word

Khi bạn mở một tài liệu Word mới (hoặc một template trống), nó thường chỉ có sẵn bộ style mặc định — và kiểu chữ, khoảng cách, font heading… sẽ không giống với tài liệu quen thuộc của bạn. Thay vì định dạng lại từng đoạn thủ công, Microsoft Word cho phép bạn copy (export/import) các định nghĩa style và định dạng từ tài liệu cũ sang tài liệu mới, để tài liệu mới dùng được "diện mạo" y hệt.

Cách đáng tin cậy nhất để làm việc này là dùng Organizer — tính năng Import/Export Styles tích hợp sẵn trong Word.

Phương pháp này hoạt động trên Word cho Microsoft 365, Word 2021 / 2019 / 2016 và các phiên bản gần đây khác trên Windows. Trên macOS, Organizer vẫn có sẵn, chỉ khác một chút ở vị trí gọi: vào Format → Style → Organizer.

Bước 1 — Mở tài liệu mới cần định dạng
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn áp dụng style mới (tức tài liệu đích — nơi bạn muốn có bộ style quen thuộc).
Bước 2 — Mở bảng Styles
- Trên tab Home, bấm vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Styles (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + Ctrl + Shift + S) để mở bảng Styles (Styles pane) ở bên phải màn hình.
Bước 3 — Vào Manage Styles
- Ở cuối bảng Styles, bấm nút Manage Styles (nút có hình chữ "A" kèm dấu tích ✔).
Bước 4 — Mở Organizer
- Bấm Import/Export. Cửa sổ Organizer sẽ hiện ra — mặc định hiển thị file Normal.dotm (template mặc định của Word) ở cột bên phải.
Bước 5 — Mở tài liệu cũ chứa style cần copy

Ở cột bên phải của Organizer (thường đang hiển thị Normal.dotm):

Bấm Close File để tắt file hiện tại.
Sau đó bấm Open File.
Trong hộp thoại chọn file, đổi file type ở dropdown xuống All Word Documents (hoặc All Files).
Chọn và mở tài liệu cũ — tài liệu có bộ style bạn muốn copy.

Bước 6 — Chọn và copy các style
- Sau khi mở xong, Organizer sẽ hiển thị style của cả hai tài liệu (cột trái là tài liệu đích đang mở, cột phải là tài liệu cũ vừa chọn).

Ở phía nguồn (tài liệu cũ), chọn các style bạn muốn copy.
- Giữ Ctrl để chọn nhiều style rời rạc.
- Hoặc bôi đen một dải style liên tiếp để chọn cả khoảng.
Bấm Copy.
Khi Word hỏi có ghi đè (overwrite) các style cùng tên hay không, chọn Yes (hoặc Yes to All nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả).
Bấm Close để đóng Organizer. Nếu được hỏi, lưu tài liệu lại.

Kết quả

Các style giờ đã có sẵn trong tài liệu mới. Bạn áp dụng chúng bất cứ lúc nào: bôi đen đoạn văn bản → bấm vào style tương ứng trong bảng Styles hoặc gallery style.

Mẹo quan trọng: nếu văn bản đã dùng sẵn tên style trùng khớp (ví dụ Heading 1, Normal…), thì khi bạn cập nhật định nghĩa của style đó, toàn bộ văn bản áp dụng style này sẽ tự động đổi giao diện — không cần định dạng lại từng chỗ.

Tóm tắt nhanh

Bước	Thao tác	Phím tắt / vị trí
1	Mở tài liệu mới cần định dạng	—
2	Mở bảng Styles	Alt + Ctrl + Shift + S
3	Vào Manage Styles	Nút "A" có dấu ✔ ở cuối bảng
4	Mở Organizer	Bấm Import/Export
5	Mở tài liệu cũ	Close File → Open File, đổi type thành All Word Documents
6	Chọn style ở cột nguồn và bấm Copy	Giữ Ctrl để chọn nhiều style
7	Chọn Yes to All khi hỏi ghi đè	—